Laat je werkmail je niet gek maken

Afgelopen jaar mochten juf Maike en ik de leerkrachtscheurkalender maken. Eén van de onderdelen die we in de scheurkalender naar voren wilden laten komen was werkdruk en werkplezier. We zijn daarvoor vooral gaan nadenken over wat voor ons werkt en die tips delen we in de scheurkalender. Op 18 januari kon je op de scheurkalender lezen: Ruim een halfuur per dag in voor je mail. Zo blijf je bij en beperk je de tijd die je hier per dag aan besteedt. Zelf heb ik me in bepaalde periodes wel een beetje gek laten maken door mijn werkmail. Dat gebeurt me echter nu écht niet meer. Maar hoe doe ik dat nu?

Hoe vaak check je je werkmail?

In de scheurkalender geven wij de tip hiervoor een halfuur per dag voor in te plannen. Maike is erg goed in plannen, ze schreef hier zelfs een e-book over, maar ik ben minder goed in het plannen van vaste tijden om mijn mail te checken. Voor mij werkt het erg goed om te kiezen voor een beperkt aantal momenten op een dag:
– Voor schooltijd, alleen op werkdagen.
– Aan het begin van de lunchpauze, als ik een mail verwacht.
– Na schooltijd rond 15.30/16.00 uur.
– Als ik geen bijzonderheden (vergaderingen, oudergesprekken etc.) na schooltijd heb, dan nog een keer rond 17.00 uur.

Op niet-werkdagen lees ik mijn mail eigenlijk nooit. Werkmail is werk en op donderdag, zaterdag en zondag ben ik vrij.

Lees ook: Lerarentekort

Automatisch antwoord inschakelen

In de schoolvakanties heb ik altijd mijn automatisch antwoord ingeschakeld staan. Niet omdat ik mijn mail in die periodes echt niet check. Vaak kijk ik halverwege een vakantie een keer en tegen het eind, maar mensen weten dat ze in die periodes niet hoeven te rekenen op een reactie op korte termijn. Als je mij nu zou mailen op mijn werkmail dan krijg je automatisch onderstaande mail als antwoord terug:

Beste,
Bedankt voor uw mail. Van 22 februari tot en met 1 maart is het voorjaarsvakantie.
Daarna zal ik uw mail, indien nodig, zo spoedig mogelijk beantwoorden.
Met vriendelijke groet,
Inger

Als ik straks met zwangerschapsverlof ben, zal ik in mijn automatisch antwoord het mailadres van de directie plaatsen. Mensen weten dan dat ik niet bereikbaar ben, maar kunnen wel de school op de hoogte stellen. Zeker bij een aantal dingen die geregeld moeten worden voor groep 8 is dat wel fijn.

Handtekening

Als ik een mail verstuur, plaatst het mailprogramma daar automatisch een handtekening onder. Dit hebben al mijn collega’s eigenlijk zo ingesteld en ik zie dit binnen de stichting vergelijkbaar terug. In die handtekening staat:
– De school waar ik werk
– Mijn functie
– Mijn werkdagen
– Het adres van de school

Vooral het vermelden van de werkdagen vind ik belangrijk. Als ik een mail ontvang en er moet een afspraak gemaakt worden, probeer ik ook altijd rekening te houden met de werkdagen van de ander als die mij bekend zijn. Werk = werk!

Uitgesteld verzenden

Een ontdekking die ik nog niet zo lang geleden deed, is het uitgesteld verzenden. Er zijn momenten dat ik op een niet-werkdag of in de avond ineens toch bedenk dat ik iets moet mailen. Ik kan dit dan op mijn to-do-list schrijven, maar vaak is het net zo snel om de mail meteen te sturen. Een tip die ik las in het e-book over plannen van juf Maike is namelijk dat het slim om klusjes die slechts 2 minuten duren meteen te doen.

Lees ook: Van werkdruk naar werkplezier

Ik wil echter niet dat mensen het idee hebben dat ik per mail 24/7 bereikbaar ben en ik wil de ander, vaak een collega, ook niet het gevoel geven te moeten werken op het moment dat ik dat doe. De oplossing: uitgesteld verzenden. Ik typ mijn mail en kies voor de optie ‘verzenden plannen’ in Gmail. Daar kies ik vaak voor de eerstvolgende werkdag 08:00 uur. Mail uit mijn hoofd, klein klusje van mijn lijstje, maar ik en de ander zijn er die avond of niet-werkdag verder niet mee bezig.

Instellingen inbox – ongelezen eerst

Een mailprogramma biedt vaak diverse mogelijkheden om mail terug te vinden. Voor mij werkt het fijn om bij het openen van mijn inbox de ongelezen mail eerst te zien. Helaas heb ik nog niet ontdekt hoe dit werkt op mijn telefoon, maar als ik op school mijn werkmail open zie ik eerst de lijst met ongelezen mail. Heb ik op dat moment weinig tijd dan laat ik sommige mails bewust op ongelezen staan. Mails die ik moet beantwoorden, maar waar ik eerst rustig over na wil denken of over moet overleggen met een collega zet ik weer terug op ongelezen. Zo blijven deze mails bovenaan staan en kan ik ze gemakkelijk terugvinden.

Een andere manier om mails voor jezelf te onderscheiden is door gebruik te maken van bijvoorbeeld sterretjes in Gmail. Veel van mijn collega’s vinden dat erg prettig werken. Zelf maak ik daar eigenlijk te weinig gebruik van.

Verschillende mappen

In mijn mailbox heb ik een aantal mappen aangemaakt. In de mappen ICT en MR plaats ik alle mails die met die werkgroepen te maken hebben. Verder heb ik aantal mappen van de groep aangemaakt, is er een map schoolkamp en een map musical en nog wat mappen die voor mij fijn werken.

In deze mappen kan ik gemakkelijk mails terugvinden die bij dat onderwerp horen. Als straks de musical weer georganiseerd moet worden, is de mail met daarin wat tips van de directeur afgelopen schooljaar best handig om te lezen.

Verder blijft door het gebruik van mappen mijn inbox leger en dat geeft een opgeruimd gevoel.

Archiveren of weggooien

Sommige mails passen in geen enkele map, hoef je ook eigenlijk niet gemakkelijk terug te vinden, maar toch is het handig om ze te bewaren. Daarvoor gebruik ik, sinds ik de cursus Google Educator Level 1 volgde, de optie om te archiveren. De mail is uit het zicht, maar niet weg. Via de zoekfunctie komt de mail nog wel tevoorschijn als je zoekt op afzender of een woord uit de inhoud. Ideaal bij mails waar je over twijfelt of ze wel echt weggegooid mogen worden.

Er zijn echter genoeg mails die de prullenbak verdienen. Al die lespakketten waar je toch niets mee gaat doen, gewoon weg. Een mail over welke leerlingen er mee mogen doen aan een activiteit en die alleen voor dat moment belangrijk is, na afloop weg. Durven weggooien is met materialen lastig en met mail ook, maar geloof mij: opruimen is fijn!

En nu beginnen!

Plan een moment op een werkdag om je werkmail te organiseren. Zet een timer op 30 minuten en ga eens even goed naar je werkmail kijken. Mijn stappenplan zou als volgt zijn:

• Stap 1: Mappen maken
• Stap 2: Op onderwerp, bijvoorbeeld MR, zoeken en die mails verplaatsen naar de juiste map
• Stap 3: Zoeken op het woord ‘lespakket’ en die mails snel in je prullenbak laten verdwijnen
• Stap 4: Instellingen inbox wijzigen naar ‘ongelezen eerst’
• Stap 5: Een automatisch antwoord opstellen waarin je per vakantie maar weinig hoeft te wijzigen
• Stap 6: Een handtekening maken voor onder de mails die je verzendt
• Stap 7: Mail die niet in mappen past uitzoeken en archiveren of verwijderen

Waarschijnlijk lukt dit niet allemaal in 30 minuten, maar je hebt in ieder geval een goede start gemaakt! Plan een week later nog een keer 30 minuten en probeer het in de tussentijd goed bij te houden. Succes!